Bogata istorija organizacije sportskih događaja datira iz vremena Antičke Grčke i Rima. Ratovi su se prekidali tokom trajanja Olimpijskih igara i to je dalo posebnu notu, ne samom događaju već i sportu kao vidu pokazivanja fizičke spremnosti i snage ratnika.
Setimo se na primer gladijatora koji su uživali neverovatnu popularnost među vlastelom ali i “običnim” narodom. Atletski građeni, odličnih fizičkih predispozicija i snage, sportisti onog vremena, hteli to ili ne, postali su deo istorije.
Od tadašnjeg vremena pa do danas, nije se mnogo toga promenilo u smislu gradnje velikih stadiona-arena. Najveći objekat u vreme Rima bio je Koloseum u Rimu (kapaciteta oko 50.000 gledalaca), posle njega El Džem u Tunisu (35.000 gledalaca).
Danas je to Stadion Rungrado May Day u Pjongjangu u Južnoj Koreji koji broj čak 150.000 slobodnih mesta
Međutim, mesto održavanja sportskog događaja nije jedino na šta treba obratiti pažnju tokom organizacije. Ono mora imati standarde koji vama trebaju, broj sedišta za sve posmatrače, čistoću objekata ne treba posebno naglašavati jer se ona podrazumeva.
PRIPREMA DOGAĐAJA
Na samom početku , neophodno je utvrditi zašto određeni događaj treba održati-šta time želimo postići, kome on donosi dobit, ima li koristi za politiku, kulturu, sport, život oko nas… ?
Ukoliko događaj ima tradiciju, priprema sledeće manifestacije počinje dan nakon prethodne. U nastavku teksta sledi nekoliko smernica koje mi koristimo za organizaciju Teniskog turnira koji se svake godine održava u Novom Sadu.
Na prvom mestu postavite sebi pitanje: Ko je ciljna grupa koja posećuje odnosno učestvuje na manifestaciji? U skladu sa tim, uskladite vaše marketinške aktivnosti. Raspitajte se koja mesta posećuju potencijalni posetioci i učesnici manifestacije, postoje li radio stanice koje imaju program namenjen vašoj publici, emisije koje gledaju… Naspram toga, odaberite i kanal komunikacije. Budžet za marketing ne mora biti velik, ali mora biti dobro isplaniran. Reklame na društvenim mrežama su ok, ali razmišljajte da ostvarite saradnju sa nekim grupama čiji su članovi vaša ciljna grupa.
Pratite Konkurse državnih institucija. Ovi vidovi finansiranja su dobri jer kvalitetan događaj koji okuplja veliki broj ljudi zaslužuje da ga podrži lokalna samouprava, ministarstvo, različiti fondovi… Ukoliko ne znate da popunite obrazac projekta, postoje agencije koje to rade. Po dobijanju sredstava, njihovi vlasnici uzimaju proviziju od oko 10%.
Dobar fotograf zlata vredi jer ćete u svojim promotivnim aktivnostima ali i komunikaciji sa potencijalnim sponzorima koristiti slike visokog kvaliteta i rezolucije. One su svedok onog u čega ste ulagali i šta vam može doneti novac.
SPONZORSTVA
Sponzori su jako važan segment priče jer njihovim učešćem u organizaciji smanjujete vaše troškove. Morate voditi računa da ih na vreme kontaktirate jer većina kompanija budžet za sledeću godinu planira dosta ranije. Direktori marketinga su osobe zadužene za sponzorstva i donacije koje odobrava direktor. Nemojte ih pritiskati, već im dajte dovoljno vremena da odgovore na upit. Bilo bi dobro da jedna od osoba iz tima bude zadužena za komunikaciju sa sponzorima odnosno marketing.
Medijsko sponzorstvo može da vas poštedi sume odvojene za promotivne aktivnosti. Upoznajte se sa novinarima koje prate oblast u kojoj organizujete događaj. Sportski novinari dobru priču mogu da provuku kroz emisije ali i izveštavanje sa terena. Press clipping treba da čuvate u nekom od vaših registratora.
Sponzorstvo može biti i u naturi. Kompanije mogu pokloniti knjige, opremu, korpe svojih proizvoda. I to je jako dobro jer povećavate nagradni fond. A, ima li neko ko ne želi da dobije poklon vaučere za kratko putovanje, masažu ili nešto treće uz pehar ili medalju?
NA KOJI NAČIN ZADRŽATI UČESNIKE?
Najvažnija stvar celog procesa je voditi računa o učesnicima ukoliko želimo da ih vidimo i naredne godine. Srdačnost, razmena korisnih informacija, čestitanje rođendana, prijateljstvo na Fejsbuku ili srce na Instagramu stvaraju bliskost sa ljudima. Krenimo od sebe.
Ceo posao možemo baciti u vodu ukoliko imamo sponzore, odobrena sredstva za projekat a učesnika-nigde. Pošaljite im fotografije sa manifestacije, zahvalite im na učešću. Poruka preko vibera nije neki posao, a puno znači. Pored učesnika, publika je neko koga treba animirati da bude deo događaja.
Na teniskom turniru koje organizujemo moja porodica i ja već 10 godina uradili smo sve navedeno. Podrška Grada Novog Sada- Gradske uprave za sport i omladinu puno nam znači.
Važno je da znate da sredstva moraju biti opravdana. S druge strane, sa poslovnim parnerima imamo izgrađen prijateljski odnos i to lepo funkcioniše.
Važno je znati da je organizacija sportskih događaja zaslužuje planiranje. Bilo da okuplja veliki ili mali broj ljudi, potrudite se da unapred pripremite plan delovanja i za svaki slučaj Varijantu B. Jer, okolnosti se menjaju iz dana u dan, pa ne treba dozvoliti da one utiču na relizaciju nečega što je već gotova stvar.
Foto:Pixabay
PREPORUČUJEMO:
